Đây là câu hỏi mà rất nhiều chủ hộ kinh doanh đang băn khoăn. Thực tế, đăng ký hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm một số nghĩa vụ quản lý. Việc lựa chọn nên dựa trên quy mô kinh doanh, đối tượng khách hàng và nhu cầu thực tế.

Dưới đây là góc nhìn khách quan:

Tiêu chí	Có đăng ký hóa đơn điện tử	Không đăng ký hóa đơn điện tử
Uy tín với khách hàng	⭐ Cao hơn, tạo sự chuyên nghiệp	Thấp hơn đối với khách hàng doanh nghiệp
Bán cho doanh nghiệp	Thuận lợi vì khách được nhận hóa đơn	Nhiều doanh nghiệp không thể hạch toán chi phí
Quản lý doanh thu	Minh bạch, dễ đối chiếu	Chủ yếu quản lý thủ công
Kiểm soát hàng hóa	Dễ theo dõi xuất – nhập – tồn	Phụ thuộc vào sổ sách hoặc ghi chép
Kê khai thuế	Dữ liệu đầy đủ, thuận tiện	Phải tổng hợp thủ công nhiều hơn
Chi phí	Có chi phí hóa đơn điện tử, chữ ký số và phần mềm	Tiết kiệm chi phí ban đầu
Thời gian	Lập hóa đơn nhanh, gửi ngay cho khách	Ít thao tác hơn nếu không phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn
Yêu cầu quản lý	Cần quản lý chứng từ, dữ liệu đầy đủ	Đơn giản hơn nhưng vẫn phải lưu giữ chứng từ theo quy định

ƯU ĐIỂM KHI ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Tăng uy tín với khách hàng

Khách hàng, đặc biệt là doanh nghiệp, thường ưu tiên đơn vị có thể xuất hóa đơn điện tử đầy đủ.

Điều này giúp:

• Tăng khả năng chốt đơn.
• Tạo hình ảnh kinh doanh chuyên nghiệp.
• Dễ hợp tác lâu dài.

2. Dễ mở rộng kinh doanh

Nếu sau này:

• bán cho công ty,
• bán trên sàn thương mại điện tử,
• cung cấp dịch vụ,

thì hóa đơn điện tử gần như là một lợi thế rất lớn.

3. Quản lý doanh thu rõ ràng

Mỗi hóa đơn đều được lưu điện tử.

Dễ:

• đối chiếu doanh thu,
• tìm lại hóa đơn,
• thống kê bán hàng,
• hạn chế thất lạc chứng từ.

4. Hạn chế sai sót

So với viết tay:

• không sợ mất hóa đơn,
• không sợ viết sai,
• không phải lưu trữ giấy.

5. Thuận tiện khi sử dụng phần mềm

Các phần mềm như SENTO có thể:

• xuất hóa đơn ngay khi bán hàng,
• tự tổng hợp doanh thu,
• đối chiếu hóa đơn,
• hỗ trợ lập sổ sách.

NHƯỢC ĐIỂM KHI ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Phát sinh chi phí

Thông thường sẽ có:

• Chữ ký số.
• Gói hóa đơn điện tử.
• Phần mềm quản lý (nếu có).

2. Cần quản lý dữ liệu tốt hơn

Khi đã xuất hóa đơn thì:

• doanh thu được ghi nhận,
• cần lưu trữ chứng từ,
• cần kiểm soát hàng hóa và chứng từ đầu vào nếu có.

Điều này đòi hỏi người kinh doanh quản lý bài bản hơn.

3. Cần biết sử dụng phần mềm

Nếu chưa quen công nghệ sẽ cần thời gian làm quen.

ƯU ĐIỂM KHI KHÔNG ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Đối với một số hộ kinh doanh nhỏ, bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, việc chưa đăng ký hóa đơn điện tử có thể có một số thuận lợi:

• Không phát sinh chi phí hóa đơn.
• Không cần thao tác lập hóa đơn cho từng giao dịch.
• Quy trình bán hàng đơn giản hơn.
• Phù hợp khi khách hàng hầu như không có nhu cầu lấy hóa đơn.

HẠN CHẾ KHI KHÔNG ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Nếu không sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ gặp một số hạn chế như:

• Khó bán hàng cho doanh nghiệp.
• Khó chứng minh doanh thu khi cần.
• Khó quản lý doanh số khi cửa hàng phát triển.
• Dễ thất lạc chứng từ nếu quản lý thủ công.
• Khi quy mô kinh doanh tăng, việc chuyển sang quản lý điện tử sẽ mất nhiều thời gian hơn.

NÊN CHỌN HƯỚNG NÀO?

Không có phương án nào phù hợp với tất cả mọi hộ kinh doanh.

• Nếu chủ yếu bán lẻ cho người tiêu dùng, quy mô nhỏ và chưa có nhu cầu xuất hóa đơn thì có thể chưa cần đăng ký ngay (nếu phù hợp với quy định pháp luật áp dụng cho trường hợp của mình).
• Nếu thường xuyên bán cho doanh nghiệp, muốn quản lý bài bản hoặc có kế hoạch mở rộng hoạt động thì việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích trong quản lý và tạo uy tín với khách hàng.

Góc nhìn của SENTO

SENTO cung cấp giải pháp phần mềm và hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu của khách hàng. Việc đăng ký hoặc không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần được chủ hộ kinh doanh cân nhắc dựa trên mô hình hoạt động, nhu cầu thực tế và quy định pháp luật hiện hành.

Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, SENTO hỗ trợ:

• Triển khai phần mềm bán hàng.
• Tích hợp phát hành hóa đơn điện tử.
• Quản lý doanh thu, hàng hóa và sổ sách trên cùng một hệ thống.
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm và các tính năng hỗ trợ quản lý dữ liệu.